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Com as demandas frequentes dentro dos estabelecimentos de negócios, é preciso utilizar de estratégias mais assertivas para o bom desempenho da empresa. Dessa forma, ter um Indicador-chave de performance é o ideal para medir a desenvoltura de qualquer setor de um empreendimento e definir qual o melhor desempenho aplicado para o crescimento rentável da organização. Para poder criar e definir ações mais assertivas, o investimento mais adequado é sobre o FTE, cujo sistema de indicadores permite maior otimização de processos com excelente custo-benefício.
Acompanhe nosso artigo e entenda como esse indicador te ajuda a melhorar processos e aumentar a produtividade da sua empresa.
O que é FTE?
FTE é a sigla para Full Time Equivalent e é utilizado como um indicador de performance nos estabelecimentos de negócios que desejam crescer e se posicionar com conceito e autoridade no segmento em que atuam. A partir desse indicador, é possível mensurar o tempo de trabalho dispensado em uma determinada atividade e o desempenho dos profissionais que estão executando essa atividade.
Para ter um resultado mais preciso com os indicadores, não basta ter o controle de quantos profissionais trabalham a empresa. É preciso mensurar quantas horas de trabalho cada profissional possui para definir a sua produtividade dentro do seu setor. Afinal, é comum que uma empresa tenha profissionais Full-time (que trabalham em tempo integral) e profissionais Part-time (que trabalham em tempo parcial). Assim sendo, com o FTE é possível ter a informação mais precisa das horas trabalhadas por cada colaborador em relação à sua produtividade e definir melhores planos de ações para que esse tempo de trabalho possa ser melhor aproveitado.
Podemos dizer que o Full Time Equivalent é uma ferramenta muito eficiente para o gerenciamento de processos, onde permite que uma organização acompanhe os resultados que sua empresa está obtendo e comparar esses mesmos resultados com os objetivos que se espera alcançar.
Mas, por que utilizar os indicadores FTE no seu negócio? Sabemos que durante o período de trabalho algumas pausas são inevitáveis. Seus profissionais podem ir ao banheiro, participar de reuniões, tomar café, atender ao telefone ou mesmo parar para prestar contas a seus gestores.
Enfim, inúmeros podem ser os motivos para as pausas e isso faz com que a produtividade desse profissional seja interrompida. Então, como otimizar o tempo de trabalho do seu colaborador para que ele tenha um desempenho positivo na sua função? É para aplicar soluções mais assertivas que os indicadores precisam ser utilizados dentro do seu negócio.
Como fazer o cálculo do FTE?
Para fazer o cálculo do FTE, é necessário saber aproximadamente a quantidade de trabalho, pois assim fica melhor de mensurar o esforço aplicado pelo profissional na execução dessa atividade. Então, digamos que a carga horária de trabalho dos seus funcionários é de 8h/dia, de segunda a sábado.
Assim, o período de trabalho é de 48h/semana e o FTE de cada funcionário que trabalhe em tempo integral será de 1FTE, enquanto o Full Time Equivalent do trabalhador de tempo parcial será 0,5FTE. Além disso, esse cálculo deve ser realizado conforme as horas constantes em contrato de trabalho, ou seja, se o funcionário foi contratado para trabalhar 40h por semana, então esse será o tempo base para o cálculo. Mas como é feito esse cálculo? Confira a seguir:
Teremos para esse cálculo o FTE = as horas contratadas dos seus funcionários por semana / pelas horas padrão da sua empresa.
Para explicar melhor, vamos utilizar os exemplos acima. Digamos que sua empresa atue de segunda a sábado, 48/ semana. No entanto, o profissional que você pretende aplicar o índice trabalha sob um contrato de 40h por semana. Então seu FTE será calculado da seguinte forma: FTE = 40/48
Como já mencionamos anteriormente, há algumas pausas que o funcionário faz durante o horário de trabalho. Mesmo esse tempo é calculado para a obtenção do índice mais preciso. No entanto, outros valores são descontados, como as férias, faltas ao serviço, entre outros.
Além desse cálculo para encontrar o Full Time Equivalent, há outras ferramentas integradas a esse sistema que permitem maior autonomia na captação de dados e geração de informações relevantes para o seu empreendimento para a mensuração dos indicadores de desempenho do seu negócio. Com eles, é possível definir, não somente o tempo de produtividade, mas outras informações relevantes para o desenvolvimento do seu negócio.
Como calcular a rentabilidade do investimento?
Na prática, o cálculo FTE pode ser muito mais específico do que o que realizamos anteriormente. Ele pode ser feito para mensurar a rentabilidade do seu empreendimento, conforme temos:
- Mensurar o valor de um funcionário novo para a empresa;
- Permite melhores decisões no recrutamento de pessoal;
- Definir melhor os pagamentos de salários;
- Calcular os valores de benefícios para cada funcionário;
- Estabelece uma base de cálculos para investimentos futuros;
- Permite decidir sobre a flexibilidade de horários de seus funcionários;
- Mensura se é viável a contratação de serviços terceirizados, quando do interesse da empresa.
Para saber os indicadores de horas trabalhadas por profissionais de tempo integral, basta pegar o número de funcionários desse período, multiplicar pelas horas de trabalho por dia X a quantidade de dias trabalhados em uma semana.
Já os trabalhadores de meio período você encontra o Full Time Equivalent multiplicando o total de horas semanais trabalhadas pelo número total das semanas trabalhadas. Para saber o total de FTE de seus funcionários, basta somar o resultado de horas calculado acima: funcionários de turno integral + os de turno parcial. E para mensurar as horas trabalhadas por períodos (diário, mensal, anual, etc.)? Nós vamos te ensinar:
- Diário: Divida o valor das horas totais por 8. (Ou pelo número de horas contratadas para o trabalho).
- Anual: Primeiro é preciso saber o valor de horas trabalhadas durante um ano inteiro. Nesse caso, tivemos por base 8h trabalhadas por dia, 5 dias na semana. Anualmente, esse valor é: 8 x 5 x 52 (quantidade de semanas em um ano) = 2080. Para saber o Full Time Equivalent, é preciso dividir o valor total das horas por 2080.
- Mensal: Será o valor das horas totais trabalhadas divido por 173,33 (valor obtido da divisão de 2080, calculado acima, por 12).
Lembrando que esse valor total de horas é referente à soma das horas dos profissionais integral + parcial.
Vantagens do FTE para o seu negócio
Agora que você tem uma ideia de como funciona o cálculo, pense o quanto essa função automatizada traz vantagens para o seu negócio. Uma ferramenta automatizada permite muito mais precisão de dados e informações e fornece uma maior eficiência no desenvolvimento de processos e operações de suas empresas.
Isso porque o Full Time Equivalent pode ser aplicado para todos os departamentos da sua empresa e possibilita ainda identificar gargalos na produtividade e prejuízos desnecessários. Ou seja, o FTE auxilia na redução de danos que podem comprometer a produtividade do seu empreendimento. Inclusive, esse sistema é muito utilizado pelos empresários para mensurar a produção de sua equipe.
Assim, é possível traçar mapas comparativos e definir equipes mais integradas e produtivas. Muitos problemas observados nos setores de produção é o despreparo da equipe na função que executa, ou algumas atividades que não são claras e objetivas para a equipe, podem acabar prejudicando o desempenho de seus profissionais. Nesse sentido, o FTE também orienta quanto aos problemas organizacionais do seu negócio permitindo a melhoria em toda a estrutura empresarial.
A rotatividade de profissionais dentro da empresa, também pode gerar resultados significativos nos indicadores Full Time Equivalent, pois geralmente os profissionais que saem da empresa possuem mais experiência e habilidade nas funções do que aquele que está iniciando e ainda não entrou no ritmo da rotina de trabalho.
Outra vantagem do sistema Full Time Equivalent é que ele contribui para a seleção de seus colaboradores. Assim, é possível montar uma equipe mais eficiente e qualificada para a execução do trabalho com produtividade e maior autonomia e definir os melhores meios de automação para aprimorar os serviços da sua empresa. Além disso, consegue definir quais profissionais se adaptam com maior facilidade em determinadas atividades que outros, por sua vez, não teriam tanta habilidade em executar.
Como eliminar horas improdutivas com o FTE?
O sistema Full Time Equivalent permite elaborar estratégias para melhores tomadas de decisões de uma empresa, com cálculos mais detalhados incluindo a redução de horas improdutivas. Isso quer dizer que é possível realizar a automatização de algumas atividades para que o funcionário tenha mais tempo para executar outras atividades, gerando maior produtividade e valor para o negócio. Mas quais seriam os principais motivos dessas interrupções de serviços? Citamos algumas identificadas pelo FTE:
- Colocação de profissionais em funções inadequadas para as suas capacidades e habilidades, seja física, seja intelectual: O ideal é adaptar o setor para atender às necessidades de seus funcionários para que eles possam contribuir de forma positiva e com um bom desempenho em suas funções;
- Processos automatizados escassos: A tecnologia é uma constante em empresas que buscam se posicionar com inovação e modernidade. Investir nos sistemas automatizados é investir no futuro do seu negócio;
- Falta de controle e monitoramento de dados: Não ter o controle sobre os acontecimentos dentro do seu negócio é abrir mão da produtividade e ganhar várias horas improdutivas. O ideal é ter o controle e mensurar todos os dados e informações para obter indicadores de sucesso para a sua empresa.
Com um cálculo Full Time Equivalent é possível definir todas as ações necessárias para a reestruturação do seu negócio em um parâmetro de maior rentabilidade e lucratividade. Para isso, é preciso reduzir as horas de inatividade e promover ações motivadoras para que os colaboradores da sua empresa tenham maior proatividade, atuando com comprometimento e responsabilidade.
Importância do uso do FTE para o melhor desempenho da sua empresa
Com todas essas informações, não é difícil mensurar a importância do FTE para o seu negócio. É possível otimizar os processos da sua empresa, com uma nova estrutura organizacional, reduzindo pontos de controle e atividades que não agregam valor ao seu negócio. Uma das maiores importâncias do cálculo do Full Time Equivalent, é que ele possibilita a definição de atividades de forma que os profissionais produzam mais com menos esforço. E para auxiliar nessas transformações de sucesso do seu empreendimento existem inúmeras ferramentas disponíveis no mercado.
Basta que seja selecionada aquela que atenda melhor as demandas do seu negócio. Assim, seu negócio pode contar com ferramentas de investigação, que auxiliam da coleta e na análise de dados a partir de um processo de comparação. Com essas ferramentas, é possível avaliar as atividades que estão sendo executadas e procurar por novos meios de aperfeiçoamento para essas atividades.
Outro recurso que é disponível para crescimento do seu negócio é o que mensura a sua equipe de forma qualitativa. Isso quer dizer, que é muito mais fácil identificar competências e habilidades, assim como também é possível definir a melhor estratégia para a capacitação dos seus profissionais.
Para que todos os processos de um empreendimento possam ter um desempenho significativo, se faz imprescindível a automatização, tantos dos processos, quanto das operações da empresa. Isso reduz o trabalho repetitivo, permite ações mais dinâmicas e assertivas, tornando as atividades mais práticas e com agilidade na execução.
Criar trilhas de desenvolvimento também é muito importante para a redução do FTE, pois ele tem por objetivo aperfeiçoar a performance individual de cada colaborador onde ele passa a desempenhar o seu papel com mais qualidade e eficiência. Mas não esqueça que o FTE é apenas um indicador dentre tantos outros que possuímos a nossa disposição.
Para poder definir os melhores resultados, é necessário mensurar um conjunto de informações que devem ser coletadas, analisadas e avaliadas de forma mais específica e completa para os processos da sua empresa. E essas ações são muito acessíveis quando se utilizam das ferramentas apropriadas para o desenvolvimento de ações mais assertivas.
Agora que você sabe um pouquinho mais sobre a importância do FTE para a sua empresa, faça um bom investimento para o seu negócio! Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.Nossos profissionais são qualificados para o seu atendimento e nossos produtos são desenvolvidos para atender as necessidades da sua empresa. Venha conferir!
